Deze zorgplicht, die in het Angelsaksische recht een prominente plaats inneemt, bestond al in het Romeinse recht. Het adagium „Caveat emptor“ (Laat de koper op zijn hoede zijn) legt de rollen duidelijk vast: het is aan de koper om op zijn hoede te zijn; hij kan niet volledig vertrouwen op de verkoper, die de zaak waarschijnlijk in een beter daglicht wil stellen. De voorzichtige koper, die zijn due diligence uitvoert, zal daarom zoveel mogelijk documenten willen raadplegen die aantonen dat de onderneming goed wordt geleid en dat er geen negatieve verrassingen zijn. De gewenste documenten zijn echter vaak vertrouwelijk, vooral wanneer de koper een concurrent is. De verkoper aarzelt dan ook om zijn „interne keuken“ bloot te geven voordat de overdracht definitief is.
In deze delicate context kan de dataroom een oplossing bieden. Door alle relevante informatie op één beveiligde plek te bundelen, is het mogelijk de toegang en verspreiding ervan strikt te controleren. Zo is de dataroom doorgaans voor een bepaalde periode toegankelijk en worden de betrokkenen specifiek aangewezen.
De dataroom kan fysiek of elektronisch zijn. Bij een fysieke dataroom wordt alle informatie op papier in een ruimte bewaard. Vaak gaat het om talrijke ordners die een grote hoeveelheid informatie bevatten: boekhouding, contracten, personeelsgegevens, informatie over de markt en de concurrentie, een lijst van activa, voorraad, enz. De regels voor inzage worden vooraf afgesproken: geen fotokopieën, geen foto’s maken, slechts één team tegelijk in de ruimte, uitsluitend op afspraak, enz. Deze werkwijze blijkt omslachtig in de uitvoering en dwingt de betrokkenen om ter plaatse te komen, wat niet ideaal is. Bovendien is absolute vertrouwelijkheid moeilijk te waarborgen. Dit verklaart waarom tegenwoordig vaak de voorkeur wordt gegeven aan een elektronische of virtuele dataroom. Het gaat in dit geval om een beveiligd opslagsysteem waarmee de toegang kan worden beheerd en de raadplegingen kunnen worden bijgehouden.
Sommige advocatenkantoren of accountantskantoren hebben hun eigen systeem ontwikkeld, maar er bestaan ook gespecialiseerde websites die talrijke functionaliteiten bieden (technische en juridische beveiliging, checklists, vertalingen, enz.).
De virtuele dataroom zorgt ervoor dat dezelfde informatie voor iedereen tegelijkertijd beschikbaar is. De dataroom is op afstand raadpleegbaar en kan ook eenvoudig elektronisch worden aangevuld. De toegangsbeheer kan zeer gedetailleerd worden geregeld: wie, wanneer, welke documenten zijn geraadpleegd, enzovoort. De traceerbaarheid van documenten kan worden geregeld door het automatisch invoegen van een watermerk dat aangeeft wie het document heeft geraadpleegd: een maatregel die de naleving van de vertrouwelijkheidsclausule sterk stimuleert!
De dataroom wordt systematisch gebruikt bij elke grootschalige transactie. Bij kmo’s neemt het gebruik toe; men moet er echter wel oordeelkundig mee omgaan. Wanneer vertrouwelijkheid geen groot probleem vormt (bijvoorbeeld bij een niet-concurrerende overnemer), kan het efficiënter zijn om gewoon toegang te verlenen tot de dossiers die al in het bedrijf aanwezig zijn.
Er kan ook gemakkelijk een kleine fysieke dataroom worden ingericht bij de accountant, de advocaat of het verkoopadvieskantoor. Want men mag niet vergeten hoeveel werk het opzetten van een elektronische dataroom met zich meebrengt: er moeten heel veel documenten worden gescand en geïnventariseerd, wat een enorm tijdrovende klus is. En wanneer bepaalde documenten veranderen, moeten ze regelmatig worden bijgewerkt.
Wat de keuze van de verkoper ook is, een goed advies: bij de voorbereiding van de verkoop van zijn bedrijf is het nuttig om zelf een due diligence-onderzoek uit te voeren. Deze „vendor due diligence“ maakt het mogelijk om de zwakke punten van het bedrijf op te sporen en te voorkomen dat men tijdens de onderhandelingen voor verrassingen komt te staan. Ook het opzetten van een elektronische dataroom wordt hierdoor vergemakkelijkt.
Illustratie: Clou
